【状況別の欠勤メール例文付き！】会社を休む時の適切な連絡方法とは？

「体調が悪くて仕事を休みたいけど、自分で電話もかけられないほどしんどい」「今日はどうしても会社に行きたくない、、」「身内に不幸があって今日は出社するのが厳しい自分で休む連絡をしたくない」など

どうしても仕事を休まなければならない、急遽会社に行くことができないというような状況がみなさんにもきっとありますよね。

会社を休む時はもちろん速やかに、電話やメール等で職場に欠勤連絡をしなければなりません。しかし、当日や前日に突然休むとなると、やむを得ない事情であっても職場に迷惑をかけてしまうという不安でいっぱいになってしまいますよね。

そして、当日欠勤が申し訳なくて、電話で直接言いづらいと感じる方も多いのではないでしょうか？きちんとした理由を伝えることができれば、上司や同僚からの理解を得ることができ、きっと気まずい思いも解消されるはずです！

今回は会社を休む時の状況ごとの適切な連絡方法と電話やメールで伝える際の例文をご紹介します。

1.会社を休む時の適切な連絡方法

〈本来、電話で休む事を伝えるのがベスト〉

やむを得ず会社を休まなければならない時は、電話で理由を直接伝えるのが基本とされています。自分で連絡できない場合は親とか身内ですね。

きっと「会社に直接電話したくない」などと感じる方もたくさんいらっしゃると思いますが、可能な限り自分で直接伝えましょう。自分で直接電話をすることで、体調の悪さや、状況の深刻度が伝わることもあります。

そして、休みの分の業務の引継ぎなどもスムーズに行えるため、トラブルや不測の事態を未然に防ぐことができます。また、連絡は始業前にするのが良いでしょう。

始業してから連絡をしてしまうと寝坊や無断欠勤と勘違いされてしまったり、上司や同僚をより心配にさせるだけでなく、迷惑をたくさんかけてしまうことになってしまいます。

遅れての連絡だと印象も悪くなってしまうので、今後の出勤がしづらくなってしまいますので注意しましょう。

〈電話以外の休む連絡方法って？〉

会社や働き方によっては、LINE・メール・チャットでの欠勤連絡が可能なところもあります！会社指定のツールで会社を休む理由を伝えましょう。

しかし、LINE・メール・チャットでの欠勤連絡がやむを得ない理由がない限り、NGな会社も存在しますので注意が必要です。

自分の会社がどの連絡手段で欠勤連絡が可能かあらかじめ調べておくことをおすすめします！

電話以外のツールで欠勤連絡できるやむを得ないケースは、声が出ない程の体調の悪さや2日目以降の欠勤連絡に限られるかと思います。

つまり、電話以外の他ツールでの欠勤連絡は推奨されていたり、許可されている場合以外は、避けましょう。

2.欠勤連絡をメールでする際の書き方とポイント

とは言っても、電話で直接当日欠勤の連絡をしたくない方もいらっしゃいますよね。無断で当日欠勤するよりかは、メールやチャットなどで伝えたほうが自分のためにも会社のためにもなります。

欠勤連絡を上司にメールで送る際には、ビジネスマナーに沿って、失礼のない誠意のある文章であることが望ましいです。そして、欠勤連絡は必ず始業前にしましょう。

〈メールに入れるべき内容〉

〈欠勤メールのポイント〉

欠勤メールは、休むことが分かったら1分1秒でも早くメールを送りましょう。始業時間ギリギリに欠勤の連絡を入れることは失礼にあたりますし、心配をかけてしまいます。

メールの読み手側のことを考えて、始業時間の1時間前にはメールを送信しましょう。会社を休む理由は完結に記載しましょう。

その時に、電話ではなく、メールでの欠勤連絡になった理由を添えるとより良いです◎また、休みをいただく際の敬語で注意したいのが、「お休みさせていただきます」「お休みをいただきます」です！

「休み」に「お」を付けると尊敬語になるので、休みをいただく立場なのに自分を敬うことになってしまいます。そのため、「お」は付けずに「休ませていただきます」を使用しましょう。

3.状況別の欠勤メール例文

〈体調不良で仕事を休む場合〉

〈身内の不幸で仕事を休む場合〉

〈家庭の事情で仕事を休む場合〉

〈急な事故で仕事を休む場合〉

仕事を休む電話代行の事例

人物設定は兄でよろしくお願いします。店長への電話になります。雇用形態はアルバイトです。元々持病持ちであり、それは伝えてあるので、それに沿ったもので考えてます。

両親とは折り合いが悪く、家庭環境が悪いことを少し話しているので、兄が1番自然だと思っています。もし兄からの電話で不審に思われたら、両親との折り合いが悪いので、とお伝えして欲しいです。

持病というのが、血圧が急激に下がってしまい過呼吸になってしまうのと、無汗症で汗をかけないので体温が上がってしまうものです。

電車通勤なので、12時からの出勤で店舗まで向かったが電車の中で具合が悪くなり｢市役所駅｣で兄に迎えに来てもらい、かかりつけの｢第一病院｣にいるということでお願いします。

具合が悪く話せないので落ち着いたら本人から連絡をさせる、ということと丁度、家庭の都合で16日から20日までお休みを頂いているので念の為明日もお休みを頂き、21日からの出勤、ということをお伝えして欲しいです。

駅員になりすまし欠勤の連絡をお願いします。

駅のホームで体調不良(胃を抑え込んでいる状態)を訴え現在休憩室で休んでおり電話できる状況では無いため本日休む旨伝えて欲しいと伝言を受けたためお電話しましたと伝えて欲しいです。

連日の無理な出勤で体調をくずしたので仕事を休みたい

連日の無理な出勤で体調をくずし、倒れてしまった。入院したと伝えていただきたいです。体調が悪く、倒れてしまい病院に搬送されたと伝えていただきたいです。父親は他県にいる為、嫁さんから連絡があったと伝えていただきたいです

ワクチンの接種で副作用が酷いので会社を休みたい

ワクチン2回目の接種で酷い頭痛で寝込んでいる 熱が39℃ある等を職場に伝えてほしい

精神的に不安定で休む電話を代わりにしてほしい

寝坊してしまって一応上司に遅れて出勤しますと伝えたんですが、向こうからの返信がちょっと怖かったというのもあって精神的に不安定でこのまま数時間くらい動けずにいます。

会社を休みたいのですが、以前体調不良で1週間ほど休み、報告が毎回急だったため一回トラブルになってしまい注意を受けました。本人が電話できる状況ではないので友人が代わりに電話したという設定でよろしくお願いします。

母の病院の立ち会いで仕事に行けないと電話をしてほしい

今月どうしても休まなくてはいけない日があります。当日ではなく、指定した日の朝に職場に電話してもらうことは可能でしょうか？病院から「母の病院の立ち会いの連絡」での設定なのですが「病院から呼び出しがあった」と職場に知らせるためです。

私の出勤時間前に電話していただき、「○○さんいますか？」「本人の携帯電話に掛けたが、出なかったので。。○○病院ですが、お母様との病院の立ち会いの日程の事で連絡しました。」てなイメージです。私は不在なので出勤したら、言付けとして聞いて、後日休みを決めたいのです。

出勤途中に倒れて病院に運ばれた設定で休む電話をしてほしい

本人が出勤途中に倒れて病院に運ばれてと連絡が来たので今、病院に向かっているので連絡に気付かずに対応が遅くなって申し訳ございません。申し訳ございませんが今日一日お休みでよろしくお願い致します。

自分で電話ができないので休む電話を代わりにしてほしい

昨日から少しだけ体調が悪かったみたいですが、今日の朝方から熱が出て今から病院に行く事になりました。喉が枯れていて自分で電話ができるような状態ではないので代わりに連絡をさせて頂きました、大変急で申し訳ないのですが本日お休みさせて頂きたいです。

駅員のフリをして電車内で倒れて救護室に運ばれたと言ってほしい

駅員のフリして(下北沢井の頭線)職場に電話をお願いします。電車内で倒れて救護室に移動させたがお腹を抱えて意識朦朧としてて今救急車呼んでるみたいな内容でお願い致します。

仕事のストレスが酷いので休む連絡を代わりに

連日仕事のストレスからくる熱が下がらずお休みさせてもらってるので熱が下がらず 電話出来る状況にないので身内が代わりに電話したような形で電話していただけると助かります。

pcrはうけて陰性だったと伝えてありますが、万が一聞かれたら陰性で間違いないですとお伝えください。今日のみ休みますの連絡で大丈夫です。

派遣会社に休む電話を代わりにしてほしい

耳が痛いと言っていて、あまりにも聞こえずらいので病院に行ってきます。明日は勤務します。本日はお休みさせていただいてもよろしいでしょうか。って感じで。お願いします。派遣ですが、派遣元にはこちらから連絡するので。大丈夫です。

職場を休む理由を知りたい

コロナの待機期間が昨日までだったが、明日になったので欠勤する•先週の木曜からホテル療養に変わったが、その時に携帯(個人用、業務用両方)を持参するのを忘れて、ホテル療養のことも連絡が取れなかった

昨日、待機終了のため迎えに行った際に療養延期と携帯なしで未連絡がわかった•今日中に携帯を届けるので本人からも連絡する、すみませんと言っていた※昨日までコロナ感染で自宅待機、今日より復帰予定でしたが、会社からの連絡を無視してしまい、連絡が取りづらく、、、と言った経緯です。お願いします。

腰痛が酷いので職場を休む電話を代わりに

今コロナ等で面倒なので腰痛等で上手くお願いします一応メールで腰から下が力が入りずらいと入れましたが返信が無いので欠勤の連絡代行をお願いします。

病院に救急搬送されたという理由で会社を休みたい

独り暮らしなので、病院に深夜救急搬送されたとでも言って下さい。その際、本人がスマホを持って行かなかったので電話番号がわからず、開店時間まで連絡取れなかったと。

病名は、ウイルス性胃腸炎くらいで…。病院スタッフ、もしくは、私のおじさんという設定でお願いします。

貧血で倒れたので代わりに職場に休む電話をしてほしい

昨日は実家に帰ってきて朝会社に行こうとしたら玄関先で倒れていて救急車で運ばれました。貧血で倒れて本人は今点滴中で電話ができない状況でスマホはカバンの中に入っていて連絡が遅れた状況にして欲しいです。

体調不良を理由に仕事を休みたい

本人がうつ状態が悪く 吐き気もあり体調が良くない様子。本人は電話不可能。明日の当直を休む。日曜日は出勤する。これを内容に入れて電話をしてもらいたいです。迷惑をかけてすまないと一言付け加えて頂けると嬉しいです。

体調不良で休むと代わりに電話をしてほしい

週末から体調が悪く、本日10時からの会議資料が準備できていません。これまでも祖母の不幸や実家の手伝い(稲刈り)でお休みをいただいており、かつ本日の打合せもあるため電話しにくい状況です。

入院している設定とか可能でしょうか？実際に体調は悪く、胸の苦しみや動悸、息切れがする状態です。

職場に体調が悪いので休みたいと連絡してほしい

職場に体調が悪いので休みたいと連絡をしてほしいです。現在持病がありながら働いていてそれは会社も分かってくれているのですが先日中絶を行い、持病の関係で合併症を起こして熱がでました。

今日熱が出ていて声がでなく連絡とれないことと、中絶の話は向こうも知っているのですが、はなしづらいので代行をお願いしたいです。

又、自分では中々言いづらい体調の現状を伝えてほしいです。内容としましては母親の設定で初めに母と名乗って頂いて、まず初めに今日熱が40度出ていて休ませたいとなるべく申し訳なさそうにお願いしたいです。

病院に連れて来たところだと言ってください。先日の中絶手術のあとからずっと38度を行ったり来たりしていて、恐らく合併症を起こしていると医者に言われたという説明をお願いします。

熱・吐き気・嘔吐がひどいので職場を休む電話をしてほしい

通常　隊長に休む場合携帯に電話します。休む理由は、迷います。兄でお願いいたします。先週も体調不良で休んでます。またか、と言われないような理由でお願いいたします。

色々あって精神的な休みをとったばかりでした。昨日、21時過ぎに本人のアパートに訪問したら倒れていたので、本人も熱や吐き気嘔吐があり、寝込んでいるため　代わりに電話をしましたという設定で

適応障害で仕事を休む電話を代わりに

職場に電話をすると同僚の女の子がおそらく電話に出ます。基本的に、そのままその子に伝えてもらえば大丈夫です。係長との人間関係の悪化により、3ヶ月間、病気休職をしていた経過があります。診断は適応障害です。休む電話の代行よろしくお願い致します。

精神的に酷いので仕事を休む電話をしてほしい

今、精神的に酷い状況で本日まで1週間休職させて頂いてるのですが、心の整理とかちゃんと仕事に出る準備と言いますか、、、が付くまで時間が掛かりそうで、それを理由に仕事をお休みしたいのです。

しかし、1週間お休み頂いてる上にまた自分で連絡すると親に連絡されたり自宅に急に来でもおかしくないような上司でして、、、親にも打ち明けられずに1人で抱え込んで休んでる(違う場所で時間を潰してる)のであと3日ちゃんと安心して休むことが出来れば後はしっかり出社しようと思ってます。なので父親として電話代行して頂けたらと思いLINEさせて頂きました。

勤務先に向かう途中の道で失神したと職場に連絡してほしい

元々突然、低血圧になり心臓のポンプに血液が届かず失神しやすい体質なのでそれを使って欲しくて勤務先に向かう途中の道で失神してしまったという設定で

意識はあったけど救急車で運ばれて道端で倒れていたので頭部に支障がないかなどの精密検査をしていたっていうのと異常は特になさそうなので落ち着いたら本人から連絡が行くと思うという連絡をお願いします。

貧血で倒れて救急車に運ばれたと職場に連絡をしてほしい

下痢をしてしまい、バイトの代わりを探してはいるんですが見つからずの状態です。その後、貧血で倒れて救急車に運ばれて自分で連絡ができないから的な感じでお願いしたいです。体調が　良くなり次第、本人から連絡させるように言っときますも言っていただけると助かります。

体調不良を理由に仕事を休みたいので代わりに電話

本人が、昨日から体調が悪く、腹痛と吐き気が酷く寝込んでおりまして代わりに連絡しました。まだ、経過を見ている最中ではあるが、本人は体調が回復してきているので今日は遅刻で出勤させて欲しいと言っています。詳細は後ほど自分で伝えるとのことだったが、取り急ぎ午前休をいただきたいのでよろしくお願い致します。

欠勤電話の代行まとめ

不測の事態は誰にでも起こりますし、健康管理に気をつけていても体調不良にもなってしまいます。病気になっても無理して出社すると病気をうつしてしまう可能性だってありますので注意。

有給を使うことは当然の権利ですし、休むのも仕事のうちと考え、その時は潔く休みましょう。ただ、どんな理由であろうと欠勤の旨は必ず会社に連絡しましょう。

無断欠勤することで上司や同僚を心配させてしまうだけでなく、業務が滞ってしまいトラブルに繋がってしまう可能性があります。会社の方々に迷惑をかけないよう、休む電話の代行業者を使ってでも良いので「今日は出勤できません」と伝えることが大切です。

もしメールで欠勤連絡をする際は、状況別欠勤メールの例文を是非参考にしてみてください！しかし、メールはきちんと届いていない場合もありますので、電話で休む連絡をするのがおすすめです。