誠意が伝わる謝罪の仕方5つのポイントと例文

仕事上でトラブルやミスを起こしてしまったとき、辛いし、恥ずかしいし、とても気まずい雰囲気になってしまいますよね。そこで乗り越えなくてはいけないのが「謝罪」

しかし、この謝罪の仕方でひとつで、上司との関係性が決まると言っても過言ではないくらい、大切なシーンです。

気をつけていてもミスをしてしまうのは、誰でも起こり得るもの。そんな時にいちいちストレスを感じないように、誠意が伝わる謝罪の仕方を覚えておくと便利です。

今回は、誠意が伝わる謝罪の仕方のポイントを例文と共にお伝えしていきます。相手に、誠意が伝わる正しい謝罪方法を身につけていきましょう。

謝罪連絡をする前にチェックしたいこと

ミスをしたら、一足先に謝る！ということは大事ですが、ただ謝罪の言葉を並べるだけでは、逆に相手との信頼を失いかねません。焦る気持ちを少し横に置いて、一度冷静になって、以下の内容を確認しておきましょう。それは、

 

 

です。順番に見ていきましょう。

謝罪する理由や人を明確にすること

仕事でミスしてしまった場合、すみませんと謝ることは大事なことです。しかし、これだけでは少し不十分です。ここにプラスしてミスが起きた原因を整理しておきましょう。

「何が原因でミスをしてしまったか？を分かっていて、それについて反省しています。」というように、〝自分のミスを分かった上で、謝っています。〟ということが分かれば、謝罪された相手も「次は気をつけて。」と言うしかなくなります。

まずは、自分が何について謝っているかを明確にしておきましょう。ミスをしたときにいち早く謝罪するべき人は、上司です。

しかし、「誰に対して迷惑をかけてしまったか？」を整理することで、謝罪するべき人も明確になるので、上司だけでなく、適切な人に適切な謝罪を行うことができます。謝罪する内容だけでなく、謝罪する人も明確にしておくと良いでしょう。

すみませんよりも大変申し訳ありませんでした

基本的なことにはなってしまいますが、正しい謝り方として、「すみません」よりも「申し訳ありません」を使用すると良いでしょう。

「すみません」という敬語もあらゆるビジネスシーンで活用されている言葉ではあるのですが、語源は「すまない」のくだけた言葉であるため、ちょっとした謝罪時に使う方が良さそうです。

「申し訳ありませんでした」という言葉を使うことで、心の底から謝罪している姿勢が伝わり、真剣な謝罪のシーンでは適切な言葉です。

誠意が伝わる謝罪の仕方5つのポイント

では上司に誠意が伝わる謝罪とは、一体どのようなものなのでしょうか？同じ言葉を使うにも、ポイントを抑えておくだけで、相手への伝わり方が全く別物になります。相手に誠意を見せる謝罪の流れのコツをまとめましたので、順番にご覧ください。

 

1、謝罪はスピード重視

先ほどの事前のチェック項目を確認したら、できるだけ迅速に対応しましょう。謝罪のスピードも、誠意が伝わるためにはとても重要です。いち早く、上司に報告をすることで、別な最適な対処方法のアドバイスをもらえたり、トラブルの火種を抑えることができます。

失礼な文章を作らないよう適切な文章を作ることも大切ですが、スピード重視で進めたいところです。

2、まずは謝罪の言葉を

まずは、ミスしたことに対して謝罪の言葉を伝えましょう。もしかしたら、弁解したくなる場合もあるかもしれませんが、それは言い訳に聞こえてしまう可能性が高いので、誠意が伝わらない謝罪になってしまいます。

もしも、どうしても事情説明が必要であれば、相手に聞かれた時に伝える方が無難です。まずは〝ミスをしたことに対して、反省しています〟と言う姿勢を出すことによって、話を聞いてもらえる場を与えてもらえる場合もあります。

3、何が原因で誰に謝っているのかを伝える

ミスが起こったときに、相手が聞きたいのは、「なぜそのミスが起きてしまったのか？」という原因です。ただ謝るというだけでなく〝何が原因で誰に対して迷惑をかけてしまったか〟を伝えることができると、相手により伝わる謝罪ができます。

また、原因だけでなく、5W1H（いつ、誰が、何を、どこで、どんなミスをしたのか）を伝えることができると、より具体的になるため、相手にも納得してもらいやすいでしょう。

4、簡潔に分かりやすく謝罪を伝える

謝罪文は、できるだけ簡潔にまとめ、分かりやすい文章にしましょう。長ったらしい文章や言い訳などをだらだらと書いてしまうと、せっかくの謝罪の気持ちが伝わりません。メールの場合は、件名の書き方も簡潔で分かりやすいタイトルにしておくとGOOD。

5、具体的な解決策の提示

謝罪する際に、ただ謝罪するだけでは少し不十分です。謝罪の言葉に加え、どんな解決策を考えているのか？またはどのように解決したのか？など解決策を提示することができたら、相手にとっても真剣さが伝わる文章になるでしょう。

 

誠意が伝わる！上司への謝罪メール例文

では実際に、上司への謝罪メールはどのようなメールが良いのでしょうか？上司への謝罪メールを送る時の例文をまとめました。謝罪文に正解はありません。

相手との関係性によっても、文章の使い方は変わってくるので、状況に合わせて文章を使い分けていくと良いでしょう。今回は、確認不足によって上司に迷惑をかけてしまった場合の例文を出してみます。

 

自分ではどうしようもないときは謝罪代行業者に頼ろう

自分では対応できない、責任者や上司から連絡がほしい、直接謝罪に来いと言われている場合には、謝罪代行サービスのニコイチがおすすめです。

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謝罪電話代行の事例

お客様へ謝罪電話の代行。私は家電量販店で店長を致しております。とあるお客様から新築まとめ買いでエアコン等をお買い求め頂きました。クレーム内容は担当者が伝えた追加工事費用が想定以上に高く納得ができない。

こちらは最終的に新築の工務店さんが施工され、一台のみを当方で施工。そして、全て施工が完了したのですが、当方の工事業者が約束を違えた日程で施工した。

また、お買い求め頂いたテレビを納品する際に一人で訪問し、ご主人に手伝わせた。これらを全て店長が責任を持って対応するはずであったが、杜撰すぎると奥様から苦情。本部に相談するも　とにかく詫びることとしか言われず。

謝罪訪問予定日は8/2 しかし、8/1に私の実父が逝去し訪問できず。その事は追って連絡の上で訪問すると伝えて、一旦納得される。8/9 葬儀その他を終えて再出勤。しかし業務がたまり訪問できず。8/13にも訪ねたが不在（その日はおられたとの事であるが…）。そして咳などの体調不良から訪問しかねる状況。8/18日御主人よりお叱りの電話。

その際に「忙しいので電話を切る」と言われ、再訪問の日程に悩む。本日奥様よりお叱りの電話。「今まで放置してどういう事なのか？」と。謝罪しても責任とれる上席の者から連絡が欲しいとの事です。助けてください。

妻へ謝罪電話の代行

自分は現在既婚者ですが元彼女に金銭的に困ってる旨の相談を受け、話を聞き援助することに決め援助してたが嫁にそのことがバレた相手方と話したいと言われている。

内緒で援助していたため、理由を話したが嫁が信じておらず直接電話で話すと言っている。

想定の内容　本当に元彼女なのか？なぜ自分に援助を頼んだのか？援助して欲しい理由は本当なのか？今までいくら援助を受けたのか？借りたお金をいつまでに返すのか？

事故の謝罪電話の代行

友人の親の車で事故を起こしてしまい、それの謝罪電話をして頂きたい。自分が謝罪に行くので、その時に電話で相手の母親と話をして欲しい。連絡が遅れてしまった謝罪、事故を起こしてしまった謝罪、当日母親　父親が行けないことの謝罪

40~50代の声。番号通知ありでよろしくお願いします。謝りに行くのが遅れた件と、今回の事故の件の謝罪、コロナ禍なので電話という対応の謝罪

謝罪電話の代行

とある会社と揉めています。「今回の件に関係ある人物に電話で事情を聞く！」と先方に言われているのですが、私も自分を守るために嘘をついてしまっており、電話で事情を聞かれるととてもら困るため、ニコイチ様には「今回に関係のある人物」になりすまして電話で事情を話して欲しいです。

依頼することになった経緯→私が嘘をついたため、実際に関係ある人が電話に出てしまうと私の嘘がバレるため。現在の状況→訴えるとか損害賠償請求とかにはなってませんが、事情を聞くために弁護士が動いています。大事になる前になんとか穏便に済ませたいと思っています。

実際に伝えて欲しい内容→弁護士から電話がかかってきて、当時の状況を説明してくださいと言われると思うので予めお話した当時の状況をそのまま弁護士に伝えて欲しい。男性役の方を希望致します。番号通知ありで大丈夫です。

会社のお金を横領した謝罪電話代行

横領をして話し合いの場に親の同席を求められておりますがバレたくありません。会社側は余罪がないか調査中です。当方の父親役として謝罪と再発防止に努めさせる旨を伝えて欲しいです。

可能であれば番号通知アリを希望。少額ですが横領をしてしまいました。賠償請求の話し合いの場に両親の同行を求められておりますがバレたくありません。電話での謝罪で解決する方法でよろしくお願いします。

謝罪代行まとめ

以上、上司に誠意が伝わる謝罪の仕方のポイントを紹介しました。トラブルが起こった際は、問題解決に時間を使い過ぎず、まずは現状報告と対策方法をいち早く上司に伝えると言うことを忘れないようにしたいところです。

自分では難しいと思ったときには、第三者の力を借りれるということも、ぜひ覚えておいてください。