リファレンスチェック代行　事例2

13：リファレンスチェック回答例

当時の依頼者の業務内容について教えてください

役員秘書業務/人事総務アシスタント

依頼者の組織の中で働く適正、仕事に対する責任感に関する評価を教えてください

組織の中で問題になる点はありませんでした。責任感も強く、小さな業務でも手を抜かずに従事していました。

依頼者の最も貢献した実績を教えてください

センタ主催の幹部会議があり、出欠の取りまとめや秘書間の連携などスムーズにコミュニケーションをとって率先して動いてくれたこと。そのおかげで会議取りまとめがスムーズにでき、会議のロジが進んだこと。

依頼者の強み（長所）を教えてください

細かいところによく気づくところ。与えられた仕事をきちんとこなしてくれる点。業務を依頼しやすい点。嫌な顔せず引き受けてくれたところ。

弱み（短所）を教えてください

細かいことを逐一確認してくれるのはありがたいのだが、細部にわたる点まで確認してくる点。ある程度のことは判断して作業を進めてほしい。

緊急業務が発生した場合、依頼者は期限内に仕上げるためにどのような手段をとっていましたか

周りと連携してチームで分担して作業を進めていました。

仕事上、どのようなタイプの人物の対応に苦労していましたか

ルールに従わない社員との調整と思います。規則に従わない社員との連携や人事業務に苦労しておりました。

もう一度依頼者と一緒に働きたいとおもいますか

秘書としての役割をきちんとこなしていただけでなく、人事としても守秘義務を守り、与えられた業務をきちんとこなしていた点。急な退職だったので引継ぎ期間がほしかったことと、こちらで把握できていない業務があったので、その内容を確認したかったため。また、役員も彼女を気に入っていたため、引き留めるように説得するよう勧められたため。

ご本人が「セルフモチベーターである」と言うことを示す事例は、何かございますか？

会議の中で、上司からの指示が多い時や繁忙時など、社員のモチベーションが下がっているときに、モチベーションをあげるために会議で明るい話をして盛り上げてくれた点。

ご本人が、自発的な（上司や他からのサポートにそれほど頼らずに）「問題解決」を得意としている、という事例は何かございますか？

役員からの指示に対して、精力的に取り組んでいた点。毎回急ぎの案件を依頼されていましたが、難なく対処していました。

ご本人が、部署間の「サイロ」や「タコつぼ」を打破するために自発的に行っていたことは、何かございますか？

積極的に会議での議事録をとり、改善点を発言していた点。

ご本人が、「指示待ち」よりも むしろすべてを「ワガゴト」としてとらえる傾向をお持ちであるという事例は何かございますか？

チーム内でのフォルダの整理。誰も手をつけなかったのですが、彼女はチームが同じ資料を多用していることに気づき、ほかの社員が使用しやすいように整理してくれた点です

ご本人の、人間的に誠実さを示すエピソードは、何かございますか？

〆切が多い部署の中でも期日を守り取り組んでくれました。特に役員周りの〆切には他の秘書に確認を取ってくれたり、他部署の新人秘書の教育もしていました。

依頼者への推薦文（自由書式）

誠実でまじめな方です。セルフスターターでもあり、周りをよくみています。外国人秘書として、役員の方とのコミュニケーションも円滑にし、業務に支障がないようサポートしてもらいました。コミュニケーション能力もあり、どなたでも親しくなることができます。周りから細かい作業を依頼されることもあり、信頼できる人物と思います。細かいことによく気づき、自分の業務以外のところでフォローしてくれた役員のプライベートな依頼にも快く対応してくれた個人の裁量に任せていたので、把握できないことが多く、ミスをした時に初めて業務の状況がわかったこと。まじめ。他人のことまで気遣ってくれ、納期や期日もしっかり守ってくれた派遣社員管理の際にリーダーシップを発揮していた。積極的にMTＧでも意見を出して場を和ませていた。細かいことまで逐一確認をしてくるので、ある程度は判断してほしいチームの間に立ったり、仲介役をすることもあった場を和ませることが得意だった役員からのプレッシャーが大きく、そこが少し心配。派遣社員でしたが、責任をもってこなしていました。

依頼者の最も貢献した実績を教えてください

当時の役員が副社長と不仲であったが、積極的に打ち合わせを調整してくれて役員同士のコミュニケーション不足を防ぐことができた点

依頼者の強み（長所）を教えてください

片付けが得意だったので、役員の執務室の清掃や社員の名刺・ファイル整理などをお願いした。

弱み（短所）を教えてください

おせっかいなところ。役員の要望に応えようとする気持ちが強く、少々やりすぎるところがある

緊急業務が発生した場合、依頼者は期限内に仕上げるためにどのような手段をとっていましたか

すぐに状況を報告してくれたので、こちらで指示を出した。

仕事上、どのようなタイプの人物の対応に苦労していましたか

高圧的なタイプ・攻撃的なタイプ社内にこういったタイプの人がおり、その方とのコミュニケーションには苦労しているように見受けられた

もう一度依頼者と一緒に働きたいとおもいますか

そう思う彼女が一番同じ役員での秘書歴が長いこと。役員の指示を待たずとも相手の気持ちに立って行動できること。来月に出産を控えていたため。本来は結婚されたときに退職したいといわれていたが、ギリギリまでこちらが引き延ばしてしまった

ご本人が、自発的な（上司や他からのサポートにそれほど頼らずに）「問題解決」を得意としている、という事例は何かございますか？

役員からの匿名案件に対して、こちらに相談せずにてきぱきとこなしたこと

ご本人が、「指示待ち」よりも むしろすべてを「ワガゴト」としてとらえる傾向をお持ちであるという事例は何かございますか？

部内での社員の資料作成など、派遣社員という立場を超えて社員とともにサポートしてくれた点

ご本人の、人間的に誠実さを示すエピソードは、何かございますか？

英語ができない社員に対して、積極的にサポートしてくれた点。まじめで誠実です。期日を守り、何事も積極的に取り組んでくれます。

本人の働きぶりはどうだった？

いわれたことを指示通りにこなしていた

当時の印象的な出来事

外国人の子会社の役員が来日した際に、VIPを丁寧にこなしていたこと

上司として気になったところ

担当役員からの守秘業務が多く、こちらまで把握できなかったところ

失敗談について

大口の顧客の予約時間を誤って教えてしまい、ご迷惑をおかけしたこと。

人間性は？

まじめで誠実

リーダーシップはあるか？

秘書のポジションなので、リーダーシップを発揮することはなかった

ここをこうすればいいなど改善点は？

役員からの直接の指示が多く、こちらにまで指示の内容がこなかったので、そこを改善してほしかった

協調性はあったか？

誰とでも仲良く話していた

社内でのチームワークはどうでしたか？

チームで仕事をすることが少なかったが、秘書としてまじめに勤めた

対人関係は？

室内のメンバーとも円滑にコミュニケーションができていた

プレッシャーやストレスに対する能力はあったか？

担当役員のプレッシャーが多い中でも指示されたことをこなしていた

14：リファレンスチェック回答例

前職の人事部の社員に連絡をし、素行、在籍、入退職日の確認を行うそうです。その他の事柄も調べられる可能性があります。人事の社員になりすましてよろしくお願いします。

本人が退職した時の退職理由

より英語を使用できる環境で働きたい、と言っていた。外資系の企業で働きたい、とも言っていた。私から見ても、彼は海外経験が多いので、JFEのような日系企業よりも外資系のような会社の方が合っているように思えた。

当時　担当していた業務内容は？

製造所内の工場で必要となる様々な資材品を、外部の企業様から購入し、納期までに納品する、という一連の資材購買業務を担当していた。また、これら業務を行うにあたり、必要に応じて直接工場に行って現場を確認したり、取引先企業様と交渉を行ったりしていた。担当していたのは、品目としては、①ボルト・ナット、②工具類、③安全関連の資材品（作業靴、安全ヘルメットなど）、④産業ガスなど。担当企業数は１０社ほど。

本人の働きぶりはどうだった？　

異動してきたばかりの時期は、それまでの業務内容が違うために覚える事が多く、苦労していた。しかし新しいことをとにかく早く吸収し、自分のものにしようとする意識が感じられ、周囲の社員に積極的に質問し、３ヶ月もするとだいたいの業務はこなせるようになってきた。本人の働きぶりを振り返ってみると、資材グループの他のメンバーと積極的にコミュニケーションを取りながら、業務をこなしていたように見える。取引先企業の方との関係性構築についても、はじめは複数の企業と同時にコミュニケーションを取りながら業務を進めることに苦労しているようだったが、徐々に信頼関係を築き、効率的にこなせるようになっていった。

当時の印象的な出来事

コロナの状況下ではあったが、工夫してできるだけ取引先とは対面で会う事を心がけていた。この行動から取引先企業とはしっかり信頼関係を築いてゆこうとする意志が感じられた。

上司として気になったところ

仕事を丁寧にやろうとする姿勢や完璧にこなそうとする姿勢は評価できるが、時々それがゆえに業務が非効率になってしまうことが見受けられた（取引先との交渉時に使用する資料作成など）。私から一言アドバイスをすると改善されたので、特段気になるというほどのレベルではない。60%の完成度で良いからまずは方向性が正しいことが大事、と言ってきた。

失敗談について

特段大きな失敗はない。一つ挙げるとすれば、過去に、資材グループ内のメンバーとのコミュニケーションは取れていたものの、上司に報告したほうが早く仕事を進められるような業務に関しても、一人で進めようとするあまり、時間が無駄になってしまうことがあった。責任感が強いために、抱え込んでしまう性格のため、引き起こされたのではと感じている。

人間性は？

おだやかで、社内だけでなく、社外との人々とのコミュニケーションもしっかり取ることができ、信頼を得られやすいタイプの人間。体育会系の社員が多い中、あまり体育会系ではなく、めずらしいタイプだった。

リーダーシップはあるか？

リーダーシップというよりも、協調性があるように感じた。

ここをこうすればいいなど改善点は？

もっと上司を上手に使って、効率的に仕事ができた場面もあったのでは、と思うが、それも後半は改善されていったと感じる。

協調性はあったか？

協調性はあった。資材グループの一員として他のメンバーと協力しながら、業務にあたっていた。緊急の事柄が発生した際もすぐにメンバーと共有し、対応していた。

対人関係は？

職場での仕事からの観点からしか分からないが、職場で関わる社員たちとはある程度良い対人関係が築けていたように感じる。総務室にいた同期とも仲良くしていた。しかし、自ら話しかけるようなタイプではなかった。

プレッシャーやストレスに対する能力はあったか？

資材購買グループでは、私が早く業務を覚えてもらえるよう、あえて私が少しプレッシャーをかけて指示をあたえていたこともあったが、しっかりと業務にあたってくれたため、それなりにストレス耐性もあったと思う。

遅刻や欠勤が多かったか？

遅刻は一度もない。欠勤は、病気をした時のみしていた。（欠勤する際の理由として多かったのが、発熱。幼少期の頃からのどを痛め、発熱することが多かったそう。）

上司　部下　同僚とは、どのような関係性で接していたか？

⇒上司：私は、資材グループの一員として早く独り立ちし、責任を持って担当企業と対峙してほしい、という想いから業務では厳しく接していたため、私）に対してはそこまで話しかけやすい雰囲気はなかったかもしれない。ただ、業務上必要なホウレンソウはできていた。部下はいなかった。同僚：資材購買グループ内のメンバー、総務室など、良い関係性を築けていた

依頼者の組織の中で働く適正、仕事に対する責任感に関する評価を教えてください

組織の中で働く適性はあると考える。責任感が強く、自分の業務を最後までこなすことができる。また、コミュニケーション能力も高いため、社内外の関係者からの信頼が得られる人物であると感じる。

依頼者の最も貢献した実績を教えてください

職務経歴書にある通り、担当している「ボルト・ナット」品目のコストダウンを達成したこと今年に入り、様々な物価が値上げしたが、担当するボルト・ナットもその一つ。社内（資材グループメンバー）だけでなく、ボルト・ナットを納める担当企業とも密に連絡を取り合い、当初予定していた金額より60万円のコストダウンを実現できた。

依頼者は、どのくらいの収入を得ていましたか

基本給が22万円前後に、残業代が平均で月に3万円ほどついていたので、合計約25万円ほど。それにボーナス（年間70～80万円ほど）が加わるようなイメージ。

依頼者の強み（長所）を教えてください

・コミュニケーション能力が高く、社内外の様々な関係者と信頼関係を築くことが出来る点。・協調性があり、業務を周囲の社員と協力してこなすことが出来る点。

弱み（短所）を教えてください

・自らの担当する業務を完璧にやろうとする意識が強く、良いタイミングで人（上司など）に頼ることができないことがあること。

緊急業務が発生した場合、依頼者は期限内に仕上げるためにどのような手段をとっていましたか

責任感が強いため、自ら残業をするか、先輩上司に頼るなどし、確実に期限までに仕上げていた。緊急性の高い案件については自ら抱え込むことはせず、基本的には資材購買グループの社員たちに協力を仰ぎ、対応していた。

仕事上、どのようなタイプの人物の対応に苦労していましたか

苦労、または苦手意識を持っていたのは、高圧的な社員。年齢が高く、昭和気質の強い社員との交渉やコミュニケーションには苦労したという話を聞いた。一つ一つの業務を真摯にこなす姿勢、人柄がよかったため。異動してからそんなに時間が経っていないため、もう少し学べることがあるのではないかと伝え、再考を促した。

ご本人が「セルフモチベーターである」と言うことを示す事例は、何かございますか？

セルフモチベーターというよりも、責任感が強く、資材グループのメンバーに迷惑はかけられない、という想いが原動力となって動いていたように思う。

ご本人が、自発的な（上司や他からのサポートにそれほど頼らずに）「問題解決」を得意としている、という事例は何かございますか？

職務経歴書の「課題解決能力」のエピソードにある通り、何か問題が発生した際は常に問題の背景にある原因を分析し、将来につながる解決策を考える姿勢が見られた。例）工場の購買担当者が資材品注文時に伝票への入力を誤ってしまったことがありました。これを単なる入力ミスで対応してしまうと、再度同様の問題が発生する可能性があり、課題解決にはならないため、私はその背景や理由を深堀して分析しました。過去にも同様に誤りがあったのか、ヒューマンエラーであるならば、それをカバーできるダブルチェック体制は整っていたのか、あるいは取引先との情報共有不足が原因だったのかなど、複数のステークホルダーに聞き取りを行い、徹底的に分析を行いました。

ご本人が、部署間の「サイロ」や「タコつぼ」を打破するために自発的に行っていたことは、何かございますか？

基本的に、資材グループが社内の他部署に連絡を取る際に、連携が悪いような状況にはなっていない。ただし、何か重要な連絡事項や、相談事項がある際は電話やメールではなく、できるかぎり担当者と直接対面で会い、話をしていた。こうすることで、ミスを減らし、信頼関係も築くことができていた。

ご本人が、「指示待ち」よりも むしろすべてを「ワガゴト」としてとらえる傾向をお持ちであるという事例は何かございますか？

先述の「課題解決能力」があてはまる。

ご本人の、人間的に誠実さを示すエピソードは、何かございますか？

基本的に資材購買の業務において取引先と連絡を取る際はメールや電話で事足りるが、小梶は信頼関係を築くために、相談事項などは担当者と対面で会って直接話すことを心がけていた点。コロナ渦でコミュニケーション不足に陥りやすい状況の中、誠実で地道な姿勢なおかげで、コロナ前後で取引先との関係性が悪くなることもなかった。彼は労働人事室で外注管理業務と労働人事関連業務、どちらも行っているようだった。

15：リファレンスチェック回答例

本人が退職した時の退職理由

東京への転職のため

当時　担当していた業務内容は？

SE（公共・金融）

本人の働きぶりはどうだった？

勤怠真面目

リーダーシップはあるか？

あり。リーダー経験複数あり

協調性はあったか？

あり。現場の協力会社の方に送別会をして頂いた。

上司　部下　同僚とは、どのような関係性で接していたか？

上司ー関係薄い。現場同僚ー良好

当時の依頼者の業務内容について教えてください

SES、技術者派遣

依頼者の組織の中で働く適正、仕事に対する責任感に関する評価を教えてください

組織適正、正常。責任感評価、担当営業の方から仕事に取り組む態度を褒められた。

依頼者の最も貢献した実績を教えてください

官公庁システム開発の実績、金融の開発・品質保証の実績

依頼者は、どのくらいの収入を得ていましたか

月給24万

依頼者の強み（長所）を教えてください

真面目、努力家

弱み（短所）を教えてください

無理をする傾向

緊急業務が発生した場合、依頼者は期限内に仕上げるためにどのような手段をとっていましたか

非重要案件のリスケ、増員要請、残業。

仕事上、どのようなタイプの人物の対応に苦労していましたか

現実リソース的に厳し過ぎる要求をする顧客

ご本人が「セルフモチベーターである」と言うことを示す事例は、何かございますか？

関係各社の会議・勉強会に自発的に参加。未発見の課題・問題を自発的に発見し報告、PDCA回して解決した。

ご本人が、自発的な（上司や他からのサポートにそれほど頼らずに）「問題解決」を得意としている、という事例は何かございますか？

品質強化対応で、未発見のバグ・不具合を自発的に発見。問題解決プロセスフローを定義し、JIRAを使い関係各社のシステム修正対応をリードした。

ご本人が、部署間の「サイロ」や「タコつぼ」を打破するために自発的に行っていたことは、何かございますか？

部署またぎの勉強会・会議に複数参加することで他チーム間の問題・情報を連携した。

ご本人が、「指示待ち」よりも むしろすべてを「ワガゴト」としてとらえる傾向をお持ちであるという事例は何かございますか？

ワガゴト傾向あり。指示待ちの若手とバグ発見量が10倍ほど違い、成果物生産量も同様。

ご本人の、人間的に誠実さを示すエピソードは、何かございますか？

社会貢献活動（寄付・献血・ボランティア）をしている。

本人の働きぶりはどうだった？

勤務態度良好。勤怠真面目、残業も厭わず。

当時の印象的な出来事

開発室がクソ熱く、皆で文句を言っていた。機密保持対応のため開発室をパーティクルやパスコードロックドアで仕切ったため。

上司として気になったところ

ムリをする傾向がある。BPとしては部長さんから”よくやってくれた”とのこと。

失敗談について

帳票作成ソフトウェアの癖が強く、全員が苦戦した。

ここをこうすればいいなど改善点は？

遅れている若手のフォローアップをもう少し。

依頼者の組織の中で働く適正、仕事に対する責任感に関する評価を教えてください

組織適正良好（和やかな雑談）、責任感：良好（残業厭わず）

依頼者の最も貢献した実績を教えてください

システム改修に貢献。チームで5個の帳票表示ロジックの実装（帳票作成数10個、PS・SQL数10個作成、Javaで実装）

依頼者の強み（長所）を教えてください

仕事を本気でやっているのがわかる（現場に私物の技術書・ビジネス書が複数。残業も厭わなかった）弱み（短所）を教えてください：ムリをしすぎる傾向。

緊急業務が発生した場合、依頼者は期限内に仕上げるためにどのような手段をとっていましたか

非重要案件のリスケ、増員要請、残業。

仕事上、どのようなタイプの人物の対応に苦労していましたか

厳し過ぎる要求をする顧客、クレーマーなど

もう一度依頼者と一緒に働きたいとおもいますか

YES。年齢も近く気持ちよく働けた。起業したらついていくとの話も出た。

ご本人が「セルフモチベーターである」と言うことを示す事例は、何かございますか？

現場に自発的に勉強資料、参考文献の配置。帳票ツールの自発的調査、問合せ。