【テンプレあり】メールでワンランク上の謝罪の仕方まとめ

「クレームの謝罪対応をしなければいけない・・・」「自分の不注意で取引先にご迷惑をかけてしまった・・・」役職や立場関係なく誰しもミスはあるものです。

またこのご時世だと直接相手に謝罪するより、メールや電話で相手に謝罪する機会の方が多いことでしょう。

また相手に迷惑をかけた場合、なるべく早く対応をして誠意を伝えることが大切です。そのため、素早く謝罪電話やメールを作成し、対応しなければなりません。

本記事では、謝罪電話やメールを送るときのポイントやよく使用するフレーズなどを合わせて紹介していきます。

謝罪電話やメールの基本

勤務中でのミスは誰にでも起こりうるものです。そのため、実際に起こってしまうことは仕方がないことです。

だからこそ、大切なことはミスをした後の対応などの行動面です。可能な限りミスが発覚してから早くメールをお送り、相手にしっかりと謝罪の意思が伝わるように心掛けましょう。

謝罪メールを送る際のポイント

謝罪メールを送るとなったときに、注意するべきポイントがあります。特に以下のポイントに気を付けましょう。

出来る限り早く対応する

ミスが発覚したら、すぐに連絡することが重要です。そして、現在取り掛かっている業務を中断してでもメールを送るべきです。

時間の経過に伴い相手の不快感や不信感は高まる一方です。下手に時間を空けてしまうと相手は「なんで報告を早くしてくれなかったんだ」と思うことでしょう。

そして、そのことが結果的にあなたの印象が悪くなってしまうことにもつながりかねません。

件名の内容を分かりやすく伝える

内容が緊急のため、相手に確実にみてもらうことはとても重要です。そのため、件名に【重要】や「謝罪メールである内容であることが伝わる言葉」を入れましょう。一方で件名が長すぎるとメールの意図が伝わりづらくなるので、20文字以内を目安に抑えるようにしましょう。

簡潔に分かりやすく伝える

普段のメールと同じく、メールの内容はできる限り簡潔に、分かりやすい文章を心掛けることが重要です。そのときに下記の内容を明記することが重要です。

 

 

問題の原因を明確にする

「なぜミスが起こったのか」などの原因を相手に分かりやすく伝えることが大切です。そのため、５Ｗ１Ｈを意識して、原因を明確にして記述することが大切です。このように事細かく説明することで、相手に誠意が伝わりやすくなります。

対応策を明記する

原因と合わせてその対策も明記しておきましょう。いますぐ全ての対応が難しい場合、「すぐにできる対応」と「問題の根幹を解消させる対応」の2点で考えると良いでしょう。そうすることで相手に「しっかり対応してくれるんだな」と誠意を伝えることができます。

誤字脱字は禁止

通常のメールもそうですが、誤字脱字をしてしまうと相手の心証がより悪くなってしまう可能性があります。そのため、相手の名前や社名、役職名などは必ずチェックするようにしましょう。

謝罪メールで使用するフレーズ

ここでは、謝罪文でよく使われるフレーズをまとめてみました。それぞれのケースに合わせて紹介しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

軽い謝罪に使用するフレーズ

使用するケースとして小さなミスや、誤解を生んでしまったことに対するお詫びなどが挙げられます。改まって謝罪をするほどの大きなミスではなくてもお詫びの気持ちを表現したいときに使用するケースが多いです。

また、ビジネスシーンでは「すみません」「ごめんなさい」などの口語表現は控えましょう。

中程度の謝罪に使用するフレーズ

軽い謝罪では失礼にあたりそうなトラブルが起こったときに使用するフレーズです。軽い謝罪に使用するフレーズより丁寧な表現になっています。

重い謝罪に使用するフレーズ

ここでの表現はすべての非が自分にあり、相手に一切の責任がない場合に使用します。言い訳せずに素直に謝罪することが大切です。

謝罪メールの例文

ここでは、状況に応じた謝罪メールの文例を紹介いたします。相手や要件に合わせて、落ち着いて謝罪メールを送りましょう。

また「謝罪メールを送る際のポイント」で記述しましたが、文面や内容の正確さや簡潔さに関しては十分注意していきましょう。

社外向けの謝罪メール

謝罪メールを送るときに最も多いケースが、社外向けに送るメールです。相手対して、誠意をもって謝罪するためにも、素早く対応しましょう。

クレームがあったとき

納品・発送が遅延したとき

社内向けの謝罪メール

次に、社内向けの謝罪メールの例文を紹介します。組織として仕事を行う以上、細かな連絡や報告は大切です。

不注意によるミスに対して

ここまで謝罪メールの例文について紹介してきました。しかし、

・自分やメールの謝罪ではどうにもならない
・周りに迷惑をかけられない

などといった特殊なケースな場合は「ニコイチの謝罪電話代行サービス」がオススメです。

謝罪代行とはあなたが希望する人に成りすまして、謝りたい相手に電話で謝罪をしてくれるサービスのことです。

また、ニコイチでは一般的な電話代行会社や便利屋では対応できないような謝罪に関する悩みを解決することができる電話代行業者です。下記のような強みがあります。

 

詳しくはこちらの記事をチェックしてみてください。

謝罪電話代行の事例

会社のお金を横領、謝罪代行。会社のお金を私的に使用してしまいました。月曜日に一緒に会社に来るように言われています。金額がかなり大きいので、被害弁償を約束するとともに、刑事罰にならないようお願いしてほしいです。

32：妊娠中絶、親に謝罪電話代行

彼女が妊娠してしまい、来週中絶することは決まっておりますが彼女(彼女の両親から連絡ある可能性あり)から直接連絡をしたいと依頼を受けました。自身の親に連絡させることが出来ないので代行で連絡を受けて頂くことは可能でしょうか？彼女から彼女と私の親が直接会話することを求められている。

中絶費用半分支出を求められている(金額は聞いておりません。)妊娠6週間であること。付き合っていること。避妊を行っていなかったこと。私に中絶費用の半額の支出をお願いしたいこと。私が現在27歳で彼女が21歳であること。今回の出来事の謝罪。

心配していること。身体の様子への心配を伝えて欲しいです。中絶費用の支払を求められた場合、現在、夫と別居(DVを受けて辛い)しており連絡が取れず息子の費用の建替えが困難であること。

息子から必ず支払わせること。(息子が彼女に分割払いをお願いしてることを話されると思います。)女性役(55歳)なので、それくらいの年の方で。

33：謝罪代行

私(営業)が担当している得意先様にて1月集金済みにも関わらず経理課にて入金処理できておらず未入金のまま翌月売り上げ分と合算で2月に集金してしまった。先方にてお気づき頂き入電。弊社社内でいつもと違う管理方法が原因で発生。多く集金してしまっており、社内に現金が残っていた状況。私自身もしくは経理課の横領も疑われている。なぜ繰越扱いになってしまったのか。→入金担当不在の為その部下に任せてしまった。

封筒2つを引き出しに保管し後日1つのみ入金担当に渡した為もう一方の入金処理がされなかった。入金担当部下も入社して間もない為声をかけづらかった。その為発見も遅れた。本人は反省している。経理課、営業(私)の確認漏れ。今後同じことが無いよう指導。この度は弊社の手違いにより多大なるご迷惑をお掛けして申し訳ございません。本来　私が出向いて謝罪しなければならないところお電話してしまい申し訳ございません。

今回　金額が繰越になってしまった要因としまして　会社全体の確認不足と集金させていただいたものを分けて保管してしまった事、それを机の引き出しに保管してしまった事が要因で起きてしまいました。保管していた本人から話を聞いたところ私的に使用した等の事実はなかったですが事の重大さを理解し、とても反省している状態です。

弊社としても今回の事の重大さを理解した上で今後このような事が絶対に起きないよう改善させていただきます。よろしければ今後とも弊社のことを引き続きよろしくお願い致します。では、失礼致します。

34：妻に謝罪を代わりにしてほしい

法律事務所の弁護士として妻に電話してほしい。「回収した債権の精算に時間を要して申し訳ございません。状況についてはお聞きされていると思いますが、担当弁護士とは調整できておりますので、明日にはお手続きさせていただきます。お待たせしてしまい誠に申し訳ございませんが、よろしくお願いします。」という感じてお願いします。

昨日とお伝えしておりましたが 、こちらの不手際と資金不足で支払いが遅れてしまっておりますが、明日の朝一にはそちらで着金が確認できるように間違いなく対処しておりますので、誠に申し訳ございませんがあと１日待っていただきたい」妻に何か言われたとしても「詳細は説明しております」「経理担当にも確認しております」「大丈夫です」という感じでお願いします。

35：横領　謝罪電話

前職から身に覚えのない使い込みまで指摘され、刑事告訴すると言われました。私が責任者だったので全責任をとって返済することになったのですが、連帯保証人として兄の名前を借りなければなりません。弁護士事務所へお兄さんにも来てもらって、と言われました。想定されるであろう会話の内容。妹がご迷惑をおかけしました。

本来ならば伺わなければならないのですが、年度末で立て込んでおり伺えません実際に伝えてほしい内容、伺わずに、書類へのサインと押印でお願いします。全額一括の用意は難しいので、毎月40万ずつ妹に貸して返済させますので、と　毎月40万ずつ貸して、60万を返済させます、とお願いします弁護士事務所への連絡の件です。ただいま繁忙期で伺いにくい旨と合わせて、自宅を担保にして金策にも走ってる、と伝えてください

まとめ

今回は、謝罪メールを送る際のポイントやフレーズなどを紹介してきました。内容をまとめると以下の通りです。

 

特に大切なことは「スピード」です。問題を解消する前に、現状と対応策の報告をいち早く相手に伝えましょう。自らの非を素直に認めることで、相手に誠意が伝わります。

本記事で伝えた謝罪メールのポイントを押さえて、普段のメール以上に気を付けて対応するようにしていきましょう。